Depuis plus de 25 ans, Medipac International Inc. (Medipac) fournit en sous-traitance des services d’administration et d’assurance à des groupes, des associations, des entreprises et des particuliers. Établie de longue date et indépendante, Medipac s’efforce d’offrir un service à la clientèle hors pair et adhère à des politiques et procédures rigoureuses en matière de confidentialité des renseignements personnels de ses clients. Nous considérons nos clients comme notre principal atout, et nous ne vendons ni ne distribuons leurs renseignements personnels à des tierces parties non apparentées ou non affiliées. Medipac, ses sociétés affiliées et ses partenaires utilisent les renseignements recueillis pour offrir à leurs clients actuels et potentiels des produits d’assurance et auxiliaires.
Pourquoi Medipac recueille et divulgue des renseignements personnels?
Medipac recueille et divulgue des renseignements personnels afin de répondre
aux besoins de ses clients. Il s’agit des renseignements habituellement
nécessaires dans les formulaires de demande d’assurance et autres, ainsi que
des renseignements qui nous servent à offrir des produits et services de
qualité à nos clients et à assumer les responsabilités qui nous incombent en
tant qu’administrateur de services d’assurance. Nous divulguerons à des tierces
parties une partie ou la totalité des renseignements recueillis, mais à seule
fin de nous acquitter de nos tâches et obligations et de vous offrir de
meilleurs produits et le service auquel vous vous attendez.
Quel type de renseignements personnels recueille Medipac?
Medipac collects a wide variety of personal information. However, the quantity
greatly depends on the circumstances surrounding the collection, as well as the
products or services being offered. Without limiting the generality of this,
examples might include: medical, health and claims histories, travel
information, mailing addresses, banking and other financial information.
Comment Medipac obtient les renseignements personnels?
Medipac obtient normalement les renseignements personnels auprès du client par
télécopieur, par la poste, par courriel, par téléphone ou en personne.
Toutefois, nous obtenons des renseignements supplémentaires auprès de tierces
sources dans le processus de prestation de nos services. Par exemple, dans le
cadre du traitement d’une soumission d’assurance, il se peut que nous
recueillions des renseignements médicaux ou autres auprès de professionnels de
la santé, ainsi que des renseignements sur les réclamations ou les
souscriptions auprès d’autres compagnies d’assurance ou d’autres sources de
l’industrie des assurances. En fournissant à Medipac certains renseignements,
le client autorise implicitement Medipac à se procurer et à utiliser des renseignements
auprès de tierces parties.
De quelle façon et à qui Medipac divulgue des renseignements personnels?
Medipac divulgue des renseignements personnels seulement pour les raisons
précitées ou si elle est tenue de le faire par la loi. En outre, en tant
qu’administrateur de services d’assurance, nous devons transmettre des
renseignements personnels à des tierces parties afin de pouvoir offrir nos
services et de faire en sorte que nos clients bénéficient de la bonne
couverture d’assurance. Les tierces parties sont par exemple des compagnies ou
des souscripteurs d’assurance, des services de renseignements médicaux, des
professionnels de la santé, des entreprises d’aide médicale d’urgence (comme
Medipac Assistance International ou d’autres), des institutions financières,
etc. Il faut cependant préciser que lorsque Medipac divulgue des données
comportant des renseignements personnels à des tierces parties, le processus se
fait selon des critères de confidentialité rigoureux.
Bien qu’avant de divulguer des renseignements personnels nous demanderons parfois explicitement l’autorisation, celle-ci est en général implicitement accordée par le client lorsque Medipac lui fournit ses services ou lorsqu’une relation administrateur-client est établie. De plus, lorsque nous obtenons des renseignements personnels sur les personnes à contacter en cas d’urgence ou sur des clients potentiels, nous partons du principe que notre client a obtenu la permission auprès des personnes en question de nous divulguer des renseignements personnels à leur sujet. Le client peut révoquer l’autorisation en tout temps par écrit.
Lorsque Medipac divulgue des renseignements personnels à un service d’enquête autorisé (tel que le Service anti-crime des assureurs) ou si nous croyons que les renseignements ont rapport à la violation d’une police d’assurance, d’une autre entente ou d’une loi canadienne, ou encore si nous sommes tenus par la loi de divulguer les renseignements, nous pourrions ne pas demander d’autorisation. De même, si nous divulguons des renseignements personnels à un avocat en rapport à une réclamation ou pour obtenir un avis juridique, nous pourrions également ne pas demander d’autorisation.
Comment Medipac s’assure que vos renseignements personnels sont en
sûreté?
Les renseignements personnels contenus dans des documents sont consignés en
sûreté dans les bureaux de Medipac au Canada et dans les bureaux de ses
sociétés affiliées. Les renseignements transmis électroniquement sont consignés
dans des systèmes informatiques maintenus par Medipac et par ses sociétés
affiliées. Ces systèmes informatiques et les renseignements qui y sont
consignés sont protégés par des systèmes de sécurité électroniques. L’accès à
tous les renseignements personnels est réservé, et seuls les employés, les fournisseurs
et les représentants de Medipac détenant l’autorisation nécessaire y ont donc
accès, et seulement si ces renseignements personnels sont légitimement
nécessaires dans le cadre de leurs activités. Les employés de Medipac reçoivent
une formation sur les pratiques conformes de traitement des renseignements
personnels, et ils sont obligés de se conformer aux lois relatives à la
confidentialité, à la présente politique ainsi qu’aux codes de conduite
connexes.
Exactitude des renseignements personnels et accès
Medipac s’engage à assurer l’exactitude des renseignements personnels qu’elle
utilise ou divulgue. Sur demande écrite et sous réserve de ce qui suit (et de
toute autre condition raisonnable et nécessaire), nous accorderons un accès
raisonnable aux renseignements personnels seulement à la personne qu’ils
concernent. Nous refuserons l’accès dans les circonstances suivantes si, ce
faisant, nous risquions de révéler :
- des renseignements personnels relatifs à une tierce partie;
- des renseignements commerciaux confidentiels;
- des renseignements qui pourraient mettre en jeu la sécurité d’une autre personne;
- des renseignements liés à la violation réelle ou présumée d’une police d’assurance ou d’une autre entente ou encore à la violation d’une loi canadienne;
- des renseignements obtenus dans le cadre d’un processus de résolution d’un différend.
Modifications
Medipac peut modifier cette politique de temps à autre sans préavis. Une
version à jour de la politique de confidentialité est normalement disponible
sur le site Web de Medipac (politique de confidentialité de Medipac).
Renseignements supplémentaires
Veuillez faire parvenir toute demande de renseignements supplémentaires ou
d’accès à vos renseignements personnels ou toute plainte relative au traitement
des renseignements personnels par Medipac au responsable de la protection de la
vie privée de Medipac à l’adresse suivante :
Responsable
de la protection de la vie privée
Medipac International Inc.
180, chemin Lesmill
Toronto (Ontario) M3B 2T5
Télécopieur : (416) 441-7010
Demandes de renseignements et plaintes
Toute demande ou plainte relative à la confidentialité doit être adressée par
écrit au responsable de la protection de la vie privée de Medipac (coordonnées
ci-dessus). La demande doit comporter ce qui suit :
- Nom au complet du client
- Coordonnées
- Numéro(s) de police
- Description détaillée de la demande ou de la plainte
- Documentation à l’appui
